Im Interview mit Emilia Nenakhova, erfahren wir mehr über die Planung, den Umbau und den Bezug der neuen Flächen sowie die positiven Auswirkungen auf die Firmenkultur.
Was war das Spezielle an diesem Umbau?
Ausserordentlich war vor allem, dass ich bei diesem Vorhaben zwei Hüte aufhatte. Einerseits war ich in der Projektleitung und andererseits die spätere Nutzerin. Um neutral und bedürfnisorientiert an das Projekt heranzugehen, habe ich in vielen Gesprächen die Inputs und Erwartungen meiner Kolleginnen und Kollegen abgeholt und diese wo möglich berücksichtigt.
Aus welchen Phasen besteht ein solches Büroplanungsprojekt?
Das ist stets unterschiedlich. Grundsätzlich muss zuerst die Ausgangslage und Zielvorstellung analysiert werden. Danach folgt die Ausarbeitung eines Budget- und Zeitrahmens. Später wird die Projektplanung vertieft. Diese ist geprägt von Vorgaben, Stakeholder-Auswahl, Workshops und der Erstellung von detaillierten Flächen- und Materialisierungsstudien sowie die darauf abgestimmte Termin- und Umzugsplanung. In der Durchführungsphase sind die Koordination und Überwachung der Zeitplanung zentral. Schliesslich gilt es, Deadlines und das Kostenbudget einzuhalten.
Das klingt nach einem «moving target». Wie sind Sie vorgegangen?
Das Wichtigste überhaupt war es, meine Kolleginnen und Kollegen abzuholen. Dazu haben wir ein Ambassadorenteam gebildet, bestehend aus Mitarbeitenden jeder Abteilung. Zentral war zudem der regelmässige Austausch mit unseren «Sponsoren».
Inwieweit konnten Mitarbeitenden mitbestimmen?
In zahlreichen Workshops haben wir die Bedürfnisse eruiert. Über gewisse Sachen stimmten wir auch demokratisch ab. Manchmal waren es einfache und ab und zu längere Abstimmungsgespräche.
Welche Anspruchsgruppen waren involviert?
Intern einzelne Vertreter aus dem Management, also unsere «Sponsoren», sowie das Ambassadorenteam, also die Vertreter der Mitarbeitenden. Von extern erhielten wir die wertvolle Begleitung durch die Workspace Consultants unseres Möbellieferanten. Ihre Professionalität zusammen mit ihrer Kreativität hat uns sehr geholfen. Ihr pragmatischer Ansatz passte perfekt zu uns.
Welchen Herausforderungen oder Hürden sind Sie begegnet?
Lieferzeiten und Termintreue sind die beiden Wichtigsten. Damit zusammenhängend dann auch die Budgetkontrolle. Zudem spielten bauliche Themen wie Anlieferung und Brandschutz eine zentrale Rolle.
Was hat Ihnen geholfen, den Überblick über ein solch grosses Projekt zu wahren?
Diszipliniertes Zeitmanagement. Klingt mühsam und langweilig – ist es auch. Aber ohne dieses wären wir wohl heute noch dran! Daher muss man trotz unerwarteten Herausforderungen zwingend den Zeitplan im Auge behalten und einen Puffer für Unerwartetes einbauen, quasi «expect the unexpected». Eine gute Planung vermindert Stress. Zudem hat geholfen, dass sich die «Baustelle» nur ein paar Meter von meinem Arbeitsplatz befand und ich somit schnell vor Ort sein konnte. Gleichzeitig war dies eine Herausforderung, da wir bei laufendem Betrieb im 34. OG umgebaut haben.
Kann man bei einem solchen Projekt auch nachhaltige Aspekte berücksichtigen?
Natürlich! Nachhaltigkeit war eine der Voraussetzungen. Unser Ziel war es, Büroflächen im Sinne des «Healthy Building»-Ansatzes zu schaffen. So haben wir uns überlegt, wie wir die ohnehin schon gute Luftqualität weiter verbessern können. Gefunden haben wir eine spezielle Mineralfarbe, die nicht nur gut aussieht, sondern auch luftreinigende Eigenschaften aufweist. Ein weiteres Beispiel ist die Akustik. Damit wir konzentriert arbeiten können, setzen wir verschiedene Mittel ein. Vieles davon Cradle to Cradle zertifiziert. Eine optimale Begrünung durch Pflanzen aller Art rundet das Ganze ab.
Welche flexiblen Elemente bereichern die neu geschaffene Bürolandschaft?
Wir wollten eine Umgebung schaffen, in der es möglich ist, unterschiedliche Tätigkeiten und Arbeitsformen zu verwirklichen. So kann man beispielsweise halb- oder tageweise online einen regulären Büroarbeitsplatz buchen. Man kann sich aber bei Kurzaufenthalten im Prime Tower auch an einen der zahlreichen flexiblen Arbeitsorte setzen und konzentriert arbeiten. Für kleinere Aufgaben zwischendurch gibt es Sofa-Ecken und Stehtische. Nach mittlerweile etwas mehr als sechs Monaten sehen wir, dass dieses Konzept bestens funktioniert.
Denken Sie, dass die neue Büroumgebung auch die Firmenkultur beeinflusst?
Das war eines unserer Teilziele. Die Rückmeldungen sind bisher äusserst positiv. Mit den erwähnten Elementen sollten die Mitarbeitenden miteinander ins Gespräch kommen und der interne Informationsfluss gestärkt werden.
Was ist oder war Ihr grösster Wunsch in Zusammenhang mit dem Projekt?
Ich habe gehofft, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, bei der sich Menschen am Sonntagabend auf den Montag freuen. Wenn ich mich umschaue, habe ich das Gefühl, dass wir diesem Ziel ziemlich nahegekommen sind. [lacht]
Share